"Overtuigend uitnodigen laat een goede indruk achter, ook als uw relatie niet komt."

Invitatie
Als er voor uw evenement geen uitnodigingen verstuurd worden, lees verder bij communicatie.

Met een goed doordacht invitatietraject registreren zich zoveel mogelijk mensen voor uw evenement. Onderstaand vindt u een aantal communicatiemiddelen die u hiervoor kunt inzetten.

Save-the-date
Voordat de werkelijke uitnodiging verstuurt, kunt u een save-the-date of vooraankondiging per mail sturen. Zo kunt u alvast uw evenementdatum communiceren, voordat u alle informatie rond heeft en de uitnodigingen gaat versturen.

Uitnodiging per post
U kunt uw relatie op verschillende manieren uitnodigen. Dit kan per post of per e-mail of zelfs beiden. Per post kunt u een tastbare uitnodiging versturen, die vaak langer onder de aandacht blijft, omdat deze niet in de digitale prullenbak kan belanden. Met een persoonlijke inlogcode wordt uw genodigde direct door het systeem herkent.  Lees verder bij pre-input onder online deelnemersregistratie.

Uitnodiging per e-mail
Daarnaast is het mogelijk een gepersonaliseerde uitnodiging per email te versturen. Voordeel van een persoonlijke uitnodiging per e-mail is dat de genodigde zich direct kan registreren met de URL en de inlogcode/link, omdat hij of zij op dat moment achter de computer zit.
 

Communicatie
Nadat men zich heeft geregistreerd is het van belang een heldere communicatie te handhaven. Meerdere contactmomenten zorgen bovendien dat het evenement top-of-mind blijft bij uw deelnemer.

Bevestigingsmail

Als de genodigde zich heeft geregistreerd, ontvangt hij of zij een bevestigingsmail. Hierin staan de ingevulde gegevens nogmaals vermeld. Als bijlage kunt u een persoonlijk e-ticket meesturen. 

Reminder
Als uw relaties zich naast aanmelden ook konden afmelden voor het evenement, dan kunnen de personen die nog niet gereageerd hebben in het systeem geselecteerd worden. Deze

personen kunt u een reminder e-mail sturen. Onze ervaring is dat de respons op een dergelijke mailing zeer hoog is en bij een evenement met persoonlijke uitnodiging eigenlijk niet mag ontbreken.

Tot slot kunt u een SMS of e-mail versturen vlak voor het evenement om de deelnemers te voorzien van de laatste informatie en de no-show zo veel mogelijk te beperken.

Evaluatie
En wilt u weten wat de bezoekers van het evenement vonden? Dan kunt u hen een enquête sturen, die zij anoniem kunnen invullen via een persoonlijke link per e-mail.

<< Terug